Online asszisztens, akár csak heti 4 órás munkával

Miben tud segíteni egy online asszisztens, akár csak heti 4 órás munkával?

online asszisztens
online asszisztens, aki átveszi az irodai feladatokat

Egy kis betekintést mutatok az irodámba, munkámba, mint online asszisztens. Vannak vállalkozások, akinek heti 4 órás munka kiszervezése is lehet nagy segítség.

 Elmondom, milyen feladatokkal találkoztam az elmúlt néhány hónapban, mint virtuális asszisztens, online asszisztens.

Főleg adminisztrációs jellegű feladatokra kaptam megbízást, aminek nagyon örülök. Ellentétben sok emberrel én nagyon szeretem azokat az irodai teendőket, amelyek megkeserítik a legtöbb vállalkozó életét.

Minden cégnek megvan a saját, egyedi feladata, és mivel minden vállalkozás más, így 3 különböző vállalkozó adminisztratív feladatait mutatom be 3 részben:

Az elsőként egy olyan vállalkozást mutatok be, amelynek a fő profilja, egyedi termék gyártása és forgalmazása főleg külföldre.

Nagy gondot okoz, hogy a gyártás mellett kevés idő jut a fejlesztésre és tervezésre. A napi szintű irodai teendők, mint például a számlákkal kapcsolatos feladatok, utalások nyomon követése, céges levelezés, táblázatok feltöltése és elemzése.

Ennél a vállalkozásnál a naponta beérkező számlák vezetése, éves tervező táblázatokban történik, amellyel gyorsan meg lehet nézni azokat a költségeket, amelyek napi szinten kimennek és beérkeznek. Az Excel táblázatok úgy lettek beállítva, képletezve, hogy rögtön látni lehessen mennyi a vállalkozás éppen rendelkezésre álló egyenlege, mennyi áfa befizetésre lehet számítani a következő időszakra, mennyi alapanyag költség áll rendelkezésre és mennyi olyan számla van, aminek az utalásai még nincsenek rendezve. Különböző táblázatok vannak, például a számlák nyilvántartásra, a következő gyártás tervezésére, eladások nyomon követésére. Hogy ezek mindig naprakészen legyenek, valóban segítsék a munkát, fontos a napi, de legalább heti szintű vezetése. A vállalkozásban sokszor gondot okozott, hogy a nap felét ilyen teendők foglalták le. Ennek feladatnak a kiszervezésével ez már nem a vállalkozó gondja, mert van egy virtuális asszisztense.

irodai feladatok
irodai feladatok, adminisztrációs teendők

A megbízás ezen kívül egyéb feladatokra is szól.

Vannak még teendők, amikkel ennek a cégnek a munkáját támogatni tudom:

  • Akár napi szinten, amikor jön egy külföldi megkeresés, annak fordításával és válaszolásával is én lettem megbízva. Egyszerű email váltással az érdeklődő nagyon gyorsan választ kap a kérdésére, ami nagyon fontos a mai felgyorsult világban. Ezzel a leendő vásárló bizalmát növelni tudja, szakértőként néz fel rá, és hamarosan a vásárlói körében tudhatja. Általában néhány levélváltás után, egy idegen érdeklődőből, vásárló lesz, aki legközelebb is hozzá fordul tanácsért, újabb termékekért és a későbbiekben baráti viszonyban tudnak egymással kommunikálni.
  • Nem egyszer fordult elő, hogy egy terméket, alkatrészt, alapanyagot kellett keresni az interneten, mert a vállalkozó nem volt számítógép közelében. Online asszisztensként ebben távolról is könnyen tudok segíteni.
  • Sokszor segítek átolvasni fontos iratokat, a lényegét kiemelni, pontokba szedni.
  • Gyakran előfordul, hogy a használati utasítást, egy termék módosítást követően át kell nézni, és ha szükséges újra kell fogalmazni.

Néha nagyon apró dolgok azok, amikben segítek, de összességében nagy terhet tudok levenni a válláról. Mindez körülbelül havonta 20-30 órát jelent. Erre nem lenne érdemes egy irodai alkalmazottat felvenni, mert nem lenne annyi teendő, hogy egész hónapban minden idejét ki lehessen munkával tölteni.

Ilyen esetekben vagyok én a megoldás. Időmérő szoftverrel könnyen el tudunk számolni azokkal az órákkal, amelyeket csak neki dolgoztam.

És hogy ki is ez a vállalkozó? Nézd meg a honlapját:

By Kern Prémium Exhaust

 

A munkám során több vállalkozóval tudok párhuzamosan dolgozni úgy, hogy mindenkinek naprakészen meglegyenek a rám bízott teendői. Ráadásul mindezt online tudom elvégezni, távol a cég telephelyétől, a saját irodámban, mint virtuális asszisztens, online asszisztens. (erről már írtam korábban:  Milyen az otthoni munkavégzés?)

Legyen az ÉN irodám a TE irodád!

A hamarosan egy másik vállalkozás bemutatásával folytatom. (Itt tudod elolvasni)

Megjegyzés hozzáfűzése

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük